步步惊心!一个机关秘书亲历办会38忌······(下)

2017-10-09 19:31

接上文:步步惊心!一个机关秘书亲历办会38忌······(上)【http://blog.dwnews.com/post-976510.html  】

3

主席台和休息室




22.主席台上的空茶杯


一次,跟随省委领导到某开发区调研。调研结束后,我们直奔开发区的会场准备召开现场会。主席台上的几位领导悉数就座,主持会议的领导开始讲话。


一上午顶着日头调研,大家都口渴了,纷纷端起会场桌面上的茶杯喝水。“嗯,不错,水温刚好。”我抿了一口茶水,内心给负责上水的服务员点了个赞。


这时,我注意到正对面主席台上的一位领导也端起茶杯,一丝惊讶的神情从他脸上闪过,随即,他冲我们这边招了招手,一手举杯子一手做了个手势。我明白了:茶杯是空的!我还以为会场服务员已经给倒上了⋯⋯我赶紧联系会场服务员,请她们给主席台添水。后来一沟通才知道,主席台上的茶杯内已提前放置好了茶叶,开发区的会场服务员出于谨慎考虑,以为要等我们工作人员的指令才能倒水。我们喝着会场里的茶水,想当然地认为主席台上的茶水也已经有了。


会后我们总结:在机关开会从未遇到这类情况,因为上茶水的服务员训练有素,对于上水时机的学问早已了然于胸,不需我们工作人员过问。在基层,办会场所我们并不熟悉,却想当然地认为对方会做好。这提醒我们,对不熟悉的会场切忌“想当然”,而要想办法提前熟悉,尽量避免因沟通不够而出现缺位的情况。


23.大字号的领导讲话稿


我刚调到办公室不久,就参加了一次会议的筹备工作。领导安排我负责主席台上领导讲话稿的打印和摆放。会前,处长来检查会务工作,他走到主席台跟我确认讲话稿版本等问题,顺手拿起主席台上我刚摆放好的讲话稿:“字号怎么这么小?重新打一份,换成二号字,全文加粗。”“咱领导年纪又不大。”看到我还一脸不解地嘀咕着,处长耐心地告诉我:“领导讲话时,不可能一直盯着稿子,字小了容易看串行,眼睛也会累。所以,摆在主席台上的讲话稿,字号和行距要略大些。”我这才明白,打印一份大字号的讲话稿对工作人员来说只是举手之劳,却可以为领导提供不少便利。会议服务过程中,只有懂得与服务对象换位思考,才能真正提升会务服务的人性化、科学化水平。


24.“任性”的笔


一次会上,会议刚刚开始,坐在主席台最右侧的领导突然皱了一下眉头,随即小幅度地举起了手中的笔,冲我们工作人员这边使了一个眼色。我心中一紧,难道笔出问题了?顾不上细想就带着几支备用笔迅速绕到主席台后面,来到领导身边。果然,摆在这位领导面前的笔竟然不出水!


下次办会时,我们就多长了份心,凡是摆放在主席台上的笔,都挨个摘开笔帽查看、试用。


无独有偶。一次会前试笔时,我刚拔开笔帽,手就被染得一片漆黑。直液式走珠笔竟然会“喷墨”!幸亏在会前排查出来,不然“任性”笔在会上喷主席台领导一手墨,那就尴尬了。


后来,针对防范“任性”笔,我们商量了两种解决方案:一、在主席台摆放纸笔的同志要提前试用所有的笔;二、采购铅笔并提前削好、试用,确保不断芯后才摆在主席台上。


25.惹祸的大头针


一次会前筹备,在布置主席台桌面时,我竟遇到过一个“流血事件”。事情是这样的:为保证主席台桌面的整洁大方,会议地点所在宾馆的工作人员在桌上铺了一层蓝色毡布。由于毡布长度不够,工作人员将多块毡布用大头针连接起来。


会前检查时,我和一位同事负责检查主席台布置。我俩从主席台两侧分头检查话筒、纸笔摆放等。“啊!”突然,那位同事发出了一声惨叫。“怎么了?”我赶忙过去。其他几位在会场的同事也闻声赶到主席台。原来,这位同事试笔时,笔帽有点紧,用力一拔,胳膊因惯性碰到桌布,被没有完全隐入布中的针头刺出了血珠。我们都有些后怕,万一开会当天出现这种境况就尴尬了。


如何排除这个“安全隐患”呢?我们先是用透明胶带把连接处粘了起来,不过透明胶带无论怎么粘贴,难免有露在桌布外面的部分,影响美观,后来又改用双面胶重新粘贴。


我们不禁感叹:会议服务中隐藏的问题还真不少,必须慎之又慎、细之又细。此外,寻求解决方法时,需先提前综合考虑各方面因素,总结出一个最佳方案再动手。


26.误引领导从后门进会场


一次,我局召开一次会议,有两位省厅的领导参会。会议开始前,这两位领导和局领导在休息室休息,我看时间差不多到了,便引导他们去会场。


从会议室到会场,要经过一个长长的通道。走着走着,我突然发现自己竟然不知道该从哪个门进去。这个会场以前我们用过好几次,但我之前负责其他工作,从休息室到会场的路线并不熟悉。局领导在陪同两位领导,也没有注意到我的无措。


沿着通道的每扇门都是一个样子,间距看起来也差不多。我一边心里打着鼓,一边故作镇定引着领导往前走,路过一扇门心里便嘀咕“好像不是这个,应该还在前面”。又到了一扇门,我猜测着差不多了,便试探着轻轻推开门,可是朝里面一看,一个人也没有。我更慌了,又往前走了一个,推开一看,里面黑压压坐满了人。我心想“就是这里”,连忙请几位领导进来,但走了两步才发现,这竟然是会场的后门,上主席台需要经过会场长长的过道。但这时已经不可能再请领导转身出门了,我只好硬着头皮引导领导继续往前走。很多参会人员都扭头张望,有的想鼓掌又有些犹豫,气氛非常尴尬。


那几十米的距离,我感觉走了几十里路那么远。这么一个简单的任务,我都没办好,真是惭愧。事后总结,不管在多么熟悉的地方开会,也总有自己想不到的细节。接受任务后,一定要提前熟悉好整个过程,方能排除意外,确保万无一失。


27.忘记提前报告主席台座次


一次我市召开全市经济工作会议。会议正式开始前,参会领导在休息室内进行准备。我向领导详细介绍了会场情况和当天的一些现场变动,认为休息室的会前准备工作算是轻松圆满地完成了,就指引领导前往会场开会。


没想到,领导们从主席台一侧上去后,一位座位原本就在近端的领导径直走向了主席台最远端,走过去才发现不是自己的位子,又返回来挨个找。后面有几位领导见状也受到了影响,上台的脚步变得迟疑起来,开始停留在主席台旁寻找自己的座位,我们想上去提醒,这才发现没有安排服务人员引导,场面一时有些混乱,显得很不严肃。


这个插曲也给我们的会务工作提了醒,在重要会议的会前准备时,在休息室也要摆放主席台座次表,提前告知领导主席台的座次安排,或派专门的工作人员引导领导在主席台就座,确保有序落座。


28.少了把椅子的休息室


一次,我们区承办市里的一个会议,我负责安排会议休息室。会前,我去看了看休息室,觉得没什么问题,心里有些窃喜这次任务的轻松,不用清点材料也不用检查座签,休息室没那么多麻烦,不会有什么问题。


很快,领导们一下子都来到了休息室,寒暄落座后发现,椅子居然少摆了一把,还有一位领导只能站着!我顿时羞得满脸通红,赶快跑到其他房间搬了一把椅子进屋。原来,休息室有一把椅子被临时搬走,服务员用后忘记将椅子放回屋了,而我又忘记在会前再次清点椅子数量⋯⋯


反省这次失误,万万不能因为任务简单就掉以轻心,一定要时刻绷紧认真这根弦,反复细致检查,感觉到轻松的时候,往往就是离失误最近的时候。


29.“藏起来”的洗手间


一次局里召开座谈会,我们租用了一家宾馆的会议室。受场地限制,休息室与会议室分设在两层。我们引导领导在休息室就座后,一位领导问我洗手间在哪?我一下子懵了,支支吾吾答不上来。会前我只勘察了会议室周围的洗手间,却忘记提前去休息室踩点了。


领导提出来,我们才知道休息室内没有洗手间,而我也不知道这层的洗手间在哪儿。我急忙找到宾馆的服务人员询问,才知道主楼这层的洗手间正在维修。服务人员带领我们在宾馆里兜兜转转一直走到旁边副楼,才找到洗手间。浪费了不少时间不说,由于之前没有清扫,这个洗手间卫生情况略显糟糕。


领导虽然没说什么,但我觉得很不好意思。暗自提醒自己,以后再准备休息室时,一定要想好所有的细节,提前踩点熟悉,防止这种情况再次发生。


30.一通没打成的保密电话


某次,省里召开会议,由我市承办。会上,我负责休息室的接待工作。会议中间休息时,一位邻市的领导问我,知不知道哪儿有保密电话,他有涉密事项要联络。


新礼堂刚启用不久,我并不知道这里是否安装有保密电话,只是听说过新礼堂的部分设备还没安装好,凭直觉判断应该没有,就硬着头皮告诉领导,这里没有保密电话。那位领导点点头,说那会议结束后再说吧,就继续去开会了。


领导走后,我马上联系礼堂管理人员,希望能在会议结束前找到一部保密电话机,结果管理人员说这个休息室隔壁的小会议室内就有一部保密电话。会后我反思,这个情况是因为我没有提前熟悉会场才出现的。做好会务工作,会务人员必须全面熟悉、了解会场情况,才能从容应对各种突发需求。


4

会议文稿




31.会议通知落款怎么是去年的


元旦后,我市准备召开全市党外代表人士座谈会,承办部门起草了会议通知代拟稿,我们对通知进行了认真的修改完善,然后按部就班报批送审、排版校对。为了确保文字无误,我还特地把排好版的通知清样返回承办部门进行校对。


就这样,经过了层层修改校对,大家都以为肯定没问题了,就准备正式印制。这时,旁边一位年轻的排版工作人员问了一句:“落款年份是去年,对吗?”大家大吃一惊,定睛一看,果然,落款年份还是上一年。顿时,所有人脸色通红,被吓出了一身冷汗,直呼:“好险哪!差一点就犯下大错了!”


从那以后,在起草、校对通知等材料的时候,我们都对日期进行重点确认,尤其是在刚进入新年的一段时间里,更是加倍留意。


32.电话号码对不对,打过才知道


今年我市召开党代会,我负责会务值班工作。会议前一天,参会人员报到、入住等都顺利结束了,我自己也在会务值班室住了下来。本想可以轻闲一会儿,谁承想,到了晚上,值班电话就一直响个不停,全是参会人员打来的,还都是询问某份材料的发放情况。可是,我自己并没有接到有关任务呀!后来才知道,当天下午报到时本该发放的一份会议材料,还需修改,就改为晚上由发文组直接发到参会人员房间。到了晚上,这份材料还没有发,于是参会人员就纷纷打电话询问。怎么会出现这种情况呢?原来是《会议须知》里发文组联系人的电话有误,大家就都打会务值班电话了。


后来我们吸取教训,在校对时,凡是留在会议材料上的电话号码都要拨通核实一遍,如果是传真,就试传一下,确保万无一失。


33.单位职务要核准


我省举办第十二届人大六次会议,我被分配在会务组,负责整理与会人员名单。


名单做出来之后,我报给领导审阅,领导仔细看了一遍,当看到“张亮”的名字时,一脸严肃,对我说:“张亮已经不在工商局了,调到省纪委了,你怎么不认真核对呢!”我向领导解释说,上周五给他们单位打电话核实过,对方交代我写工商局的单位和职务呀。领导说,张亮的新职务这周一省里开会研究通过的,应该写现在的单位和职务。不过领导还是有点不放心,交代我向组织部门核实情况。后来经与省委组织部联系确认,张亮的新职务虽然已经上会通过,但是还没有发文,没有宣布,其单位和职务还应该按原来情况填写。


这样一来二去,虽然还是按照原来的单位职务填写,却让我学到了程序意识和严谨精神,遇到此类问题,必须请组织人事部门审核把关,确保万无一失。


34.女同志和少数民族同胞要留意


我市召开基层干部座谈会,其间正值妇女节。


会议前一天早晨,领导把我叫到了办公室,拿着我做的参会人员名单问:“你知道这些人里面哪些是女同志吗?我市少数民族同胞比较多,你知道这个名单里面有多少人是少数民族吗?都是哪个民族的?”这一连串的发问,顿时把我给问懵了,支支吾吾也说不出个一二三来。


从领导那里出来后,我赶紧请会务组的同志都来帮忙,分组打电话一一核实对方的性别和民族情况,并在名单上标注出女性和少数民族情况,在名单下方统计出女性人数和少数民族人数。领导拿到名单后,告诉文稿组的同志,在讲话稿中加入一些祝福的话。事实证明,这样做现场效果非常好,体现出对女同胞的尊重和祝福,体现出会议代表的多样性和各民族的团结和谐。


这也提醒我,今后在做会议名单时,即使没有食宿安排的任务,名单中也尽可能标注出女性和民族情况,以便领导和参会同志掌握更全面的信息。


35.领导讲话稿的半页白纸


我厅年终总结大会就要召开,会上领导要做全年工作总结。处长带着我们一班人熬了好几个通宵,终于形成初稿,呈报给厅领导。反复打磨,几经修改,就在临开会前一天夜里,领导还对稿件进行了最后一次改定,并交代我誊清后明天一早带到会场。我打起十二万分精神,逐字逐句校对修改,确保万无一失。完成后,我打印了两份,并且一页一页翻着角看了一遍,发现页码是对的,欣欣然放进了公文包,就放心回家休息了。


第二天,我早早赶到会场,把报告放到主席台上,一切都很顺利。谁知,领导讲到第14页时,意外发生了。他忽然停顿了一下,来回翻了翻稿子,然后再讲语速就降了下来,没有按照稿子讲,而是接着刚才讲的问题进一步展开了论述。我听着不对劲,猛抬头,发现领导正在看我,还指了指手里的稿子。我立即反应过来,心知大事不妙,心一下子跳到了嗓子眼儿,迅速把备用稿拿了出来,翻到第14页,快速往后一页一页整个翻了一遍,还好没有问题,就赶紧把备用稿拿上去。拿回领导的那份讲话稿,我翻开一看,第14页上边多半页居然是空白的!事后回想,前晚在翻看核对的时候,我只是点了下面的页码对不对,并没有整页翻看稿子,谁知就是这么巧,打印机故障造成这页的上半页出现空白。


36.到底提出了几点要求


一次,县委县政府召开会议,县委书记在会上讲话。讲话既有工作总结,也对下一步的工作提出了五点要求。按照流程,接下来是主持会议的县长发言,对贯彻落实会议精神提出要求。县长念到:“刚才书记提出的六点要求,我们要领会好、落实好。”这时我心里咯噔一下,刚才不是讲了五点吗?怎么是六点呢?一想,原来县长的讲话稿是根据上一稿书记的讲话来写的,后来书记讲话又改了一稿,有两点要求作了合并处理,六点要求已经改为五点了,而县长的讲话稿没有进行相应修改。


会后,我们办公室作了总结,要求今后的会议,会上各个讲话稿的最终版本都要统一核对一遍,确保万无一失。


37.礼炮声哪儿去了


多年前,我市举办建市20周年庆祝大会,主持人在会议上宣布鸣炮,与会领导和各方嘉宾等了好一会儿,都没有听见礼炮声,才知道出现了纰漏,场面有些尴尬。


后来才得知,政府送审的会议方案中原先安排有鸣炮议程,但后来市委主要领导对会议方案进行审核时,认为没必要就取消了,修改后重新印发了会议方案。谁知,后来有关科室没有对接好,撰写主持词的工作人员没有获悉会议方案已经修改的消息,依然把鸣礼炮这一项议程写在主持词上,导致了当天的失误。


这次失误被反复提起了许多年,提醒我们会议的主持词和会议议程必须一一对应,反复核对。


38.会议纪要发送范围要准确


今年,我市召开一项重点工作部署会。会后,我第一次承担起草会议纪要的工作。经过认真记录、反复修改,终于写好了会议纪要,交给处长审核。处长核改完纪要内容,又前前后后来回翻看,并在会议纪要发送范围后面画了一个红红的大问号,旁边添上了一个单位的名称。我顿时面红耳赤,真不知如何是好。心想,如果没有及时发现,会议纪要一旦发出,漏了一个单位势必影响决定事项的贯彻落实,今后做工作一定要慎之又慎,绝对不能再出现这种低级错误。


本文转载自微信公众号“秘书工作”(ID:mishugongzuo)

百闻

聚焦社会各种动态,内容以中国社会发生的热点事件为主,汇集各地奇闻趣事、民俗文化、风土人情等内容。

评论

【声明】评论应与内容相关,如含有侮辱、淫秽等词语的字句,将不予发表。

推荐阅读